Trabajar en equipo no siempre es fácil y para dirigirlo, un líder requiere de capacidades y habilidades concretas, acciones precisas, considerando las etapas en que el equipo se encuentra

Un equipo transita por diferentes etapas,  antes de ser realmente eficaz o de alto rendimiento. Cada fase tiene sus características, desafíos, necesidades, estructura, actividad y una gestión específica del líder.

¿Qué es un equipo de trabajo?

¿Qué es un equipo de trabajo?

Son personas organizadas, que trabajan juntas para lograr un meta en común. Utilizando sus conocimientos, habilidades, información y las competencias que cada uno posee, cooperando y ayudándose mutuamente. 

Entonces cuando un líder está a cargo de colaboradores sentados en una oficina o trabajando de manera remota, que no se organizan,  donde cada uno tira para su lado, no se apoyan, no cooperan y su meta no es común, NO es un equipo de trabajo, aunque la formalidad de su cargo quiera ponerlos ahí.

Etapas de un equipo

Existen autores que abordan las etapas de un equipo de diferentes ángulos, uno que formuló un modelo que he usado con muchos equipos y líderes de diferentes industrias es el de Bruce Tuckman. Él fue un investigador psicológico estadounidense, de la Universidad de Princeton, que llevó a cabo su investigación sobre la teoría de la dinámica de grupo.

Este modelo de dinámica de grupos, es muy práctico, hace mucho sentido a las personas que lo aprenden, así que he decidido que será el que hoy te voy a compartir.

Bruce menciona que las etapas de desarrollo de un equipo son cinco: Formación, Agitación, Normalización, Realización y Terminación. Son fases dinámicas, incluso podrían estar presente al mismo tiempo, por ejemplo el conjunto del equipo podría estar en una etapa, pero partes en otra. 

Formación

Primera Etapa es Formación

Es la primera etapa de un equipo de trabajo, se inician las reuniones, se conocen los participantes, hay emoción, incertidumbre, muchas preguntas y expectativas. Aunque pueden mostrar un buen comportamiento, aún no conforman un equipo. Es un momento donde se evalúa a los demás, a la autoridad y al líder a cargo.

En la medida que se reúnen se empieza a desarrollar cierta confianza,  comparten intereses, experiencia, se empapan del proyecto en el que trabajarán, sus objetivos y el rol que tendrá cada uno.

El proyecto les entusiasma, pero en este punto les produce ansiedad, hay dudas: si su colaboración cumplirá con lo que se necesita, lo que el equipo podrá lograr y el cómo participar con otros para llevarlo a cabo.

El líder en este punto necesita conocer muy bien por lo que está pasando su equipo, la experiencia es necesaria, ya que requerirán orientación y dirección. Hay una mayor dependencia, ya que los roles, responsabilidades, actividades y los procesos no están del todo claros.

El líder debiera estar preparado para poner a prueba su capacidad y  para responder muchas preguntas a los integrantes del equipo sobre el proyecto y potenciar sus relaciones con el resto de las áreas.

Será importante su observación y poner énfasis en las reflexiones para indagar:

  • ¿Cómo se sienten los integrantes del equipo?
  • ¿Cómo se están relacionando entre ellos?
  • ¿Cómo hacer que se sientan cómodos?
  • ¿Cómo desarrollar confianza entre todos los integrantes?
  • ¿Cómo hago que confíen en mí?
  • ¿Cómo resolver problemas rápidamente?
  • ¿Cómo evitar la controversia?

La orientación y dirección del líder son vitales en esta etapa, algunas de sus acciones y esfuerzos serán:

La orientación y dirección del líder es vital en cada etapa
  • Que cada miembro conozca el plan, sus funciones, responsabilidades y lo que se espera de él o ella.
  • En definir las normas del equipo.
  • Apoyar a la forma que se trabajará conjuntamente.
  • Estructurar las reuniones.
  • Centrar discusiones.
  • Aclarar tareas. 
  • Estimular el aprendizaje.
  • Equilibrar la participación.
  • Desalentar los comportamientos dominantes que monopolizan las conversaciones y la  toma de decisiones.
  • Promover una comunicación abierta y se indicará los canales para ello.
  • Llegar a acuerdos cuando mandar un mail, en que momento dejar un archivo en slack, cuando llamar o mandar un mensaje. 

Es un buen momento para crear la documentación de los acuerdos  y que quede disponible para todos, por si se olvida o necesitan incorporar nuevas prácticas. 

Se debe evitar desde un inicio el micromanagement no necesario y llenar la bandejas de entrada de mails con información irrelevante, sólo por el hecho de copiar, para después decir “pero si tu sabías, yo te copié”.

El equipo necesita saber que su líder es competente para llevarlos a cumplir sus metas.

Agitación

La segunda etapa en el desarrollo de un equipo es la Agitación

En esta fase los integrantes del equipo notan que tienen por delante una mayor carga de trabajo y con  un nivel de complicación superior de lo esperado. Puede haber más tensión, especialmente si antes no habían trabajado juntos. El desánimo los puede rondar, influenciando su pensamiento “este equipo no va a funcionar”.

Pero, es una etapa natural que todos los equipos que se están formando tarde o temprano pasarán, entenderlo y saber gestionarlo, permitirá pasar a la siguiente fase de manera exitosa.

Los participantes del equipo, compiten en vez de colaborar por la aceptación de sus ideas, tienen opiniones diferentes, hay conflictos, se enfocan en dar buena impresión, buscan respeto pero dudan de sus capacidades, se pueden sentir frustrados por lo que se les pide. 

Es una etapa difícil. Existe posibilidad que se produzca el aislamientos de algunos, produciéndose silos y que se sientan negativamente hacia el líder. Hay expresión abierta de conflicto. 

El progreso del proyecto puede ir lento, lo que lleva a la impaciencia, algunos colaboradores pueden rehusar trabajar intensamente, pensar que no pueden hacer algunas tareas.

El gran aprendizaje de esta etapa de agitación aunque es desagradable, es casi inevitable que suceda, así que mejor estar preparad@ para facilitar al paso del equipo por ella. 

Aprender a escuchar y respetar las diferencias, será uno de los enfoques del líder que buscará que su equipo desarrolle. En esta etapa sigue el esfuerzo por equilibrar las intervenciones para que nadie monopolice las reuniones. 

La etapa de Agitación es una que los equipos natural que se están formando tarde o temprano pasarán

Se puede incluir capacitaciones en temas como asertividad, escucha activa, trabajo en equipo, resolución de conflictos entre otras. Incluso quizás sería el momento de incorporar un proceso de coaching para algunos integrantes del equipo o para el propio líder. Para no ser arrastrado y desgastado por los conflictos. Mantener una visión clara de las acciones que necesita tomar.

Equilibrar las conversaciones no significa anularlas, es importa estimular la expresión de ideas y respeto por ellas. Comprender diferentes puntos de vista. 

Otro foco del líder en esta etapa, es apoyar al equipo a identificar como se toman las decisiones, explorando alternativas con ellos.

Esta fase se supera cuando los integrantes del equipo son capaces de trabajar separadamente como en conjunto, asumir sus roles y responsabilidades. 

¿Podría no superarse esta etapa? Si podrían quedarse pegados en esta etapa, atrapados en los conflictos, quedandose sin energía, desmotivados y sin cumplir con la meta propuesta, que es la razón de estar trabajando juntos, en primer lugar.

Normalización

Tercera etapa de Normalización

En esta etapa los integrantes del equipo, han dejado de competir y discutir, han resuelto conflictos para colaborar en busca de alcanzar su meta común.

La retroalimentación constructiva se valora  por la confianza que han logrado, aumentando la sensación de aceptación entre los integrantes, disminuyendo la ansiedad

El líder ya no está enfocado en la resolución de conflictos y en cada decisión, ya que los participantes del equipo,  asumen sus responsabilidades y logran trabajar juntos, navegando en la dirección donde quieren dirigirse.

Si el avance del equipo se detiene, el líder interviene para impulsar su progreso. Como se han vuelto más independientes, delega más responsabilidades, los estimula a realizar reuniones sin él, o ella,  y que tomen sus decisiones sin necesitar de su aprobación.

Su esfuerzo está en que mejoren los procesos y llevarlos hacia un alto rendimiento, entendiendo que una vez que alcancen estos objetivos vendrán otros quizás más desafiantes y deben estar listo para ellos.

Realización

Cuarta etapa del desarrollo de equipos es Realización

En esta etapa el equipo alcanza los resultados esperados e incluso sobresalientes, pero puede haber equipos que no lleguen a este nivel. Acá están los de alto rendimiento, se han vuelto una unidad de trabajo eficaz, que no necesita supervisión.

Hay alta motivación y deseo de trabajar juntos, tomando decisiones, apreciando las fortalezas de otros, aceptando debilidades, apoyándose en objetivos individuales, resolviendo problemas rápida y efectivamente, sin enlentecer el proyecto por falta de acuerdos.

Se sienten ganadores, son eficaces y eficiente, dirigen sus procesos, se preguntan constantemente ¿Cómo alcanzar las metas? ¿Cómo mantener el impulso?, están sincronizados y quizás la única impaciencia sea reunirse todos para seguir empujando.

Esta es una etapa donde el líder aprecia el esfuerzo que colocó en las etapas anteriores, porque ya no necesita supervisarlos diariamente. Revisa los avances con mayor independencia, ha delegado y empoderado a los miembros del equipo. Pero permanece involucrado, celebrando los logros para seguir manteniendo el espíritu del equipo.

Cuando hay que escalar los resultados o impulsar las ideas del equipo, el líder lo hará frente a las otras áreas o a sus propios líderes. Así mismo su preocupación estará puesta en moverlos hacia nuevos retos y metas futuras.

Es importante tener presente que este avance no es perpetuo, se puede volver a fase de agitación. Sucede si ingresan nuevos miembros, por cambio de dirección del proyecto, falta de compromiso de la organización para potenciar el desarrollo profesional de los integrante del equipo o si alguno cambia de comportamiento trabajando de manera aislada, quizás producto de estrés u otras situaciones particulares en su vida. 

Levantamiento

La quinta etapa del desarrollo de equipo es Levantamiento, pero puede no suceder

Es cuando el equipo ha logrado finalizar su proyecto, cumplió con su objetivo y se disuelve. Es el momento de celebrar, pero también de despedirse. Hay equipos que no llegan a esta etapa, por que su trabajo es constante, no tiene fin.

En resumen, el progreso de un equipo está determinado por muchos factores: como el tamaño del equipo, personalidades contrapuesta, percepción de las tareas, compromiso de la organización, recursos con que cuentan, entre otros.

El líder puede hacer una gran diferencia en cada una de las etapas, por eso es necesario que cuente con experiencia, capacitación constante y practicas de autocuidado.

Cada vez que he acompañado a equipos explicando este modelo, he visto la cara de “esto explica todo”. Entender en que etapa están es el primer paso para avanzar, dirigir una ruta, aclarar acciones necesarias por el líder y los integrantes del equipo.

En los comentarios del blog, te dejé una encuesta donde puedes darte una idea en que etapa esta tu equipo. Tienes que bajar hasta el final para verla.

Me encantaría leerte ¿en qué etapa esta tu equipo?, ¿qué otros modelos has usado que te han sido útil? ¿Qué ha sido lo más difícil para ti? ¿Cómo lograste avanzar?

Si crees que este post puede ser útil a otros líderes o miembros de un equipo, te invito a compartirlo.  

Cada semana escribo sobre neurociencia aplicada y coaching, que te ayudarán a seguir avanzo en tu rol de líder, en un mundo desafiante y cambiante como el que vivimos. Suscríbete así no te perderás de ninguno y serás de los primeros en leer los artículos.

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Paula