Delegar o no delegar, es la pregunta que se realizan muchos líderes día a día, aunque conocen los beneficios de hacerlo, es casi inevitable llenarse de tareas.

La delegación es una habilidad crítica, una de las tareas más importante como líder  es enseñar a la gente a pensar y hacer las preguntas correctas (Gallo, 2012). 

Los gerentes no delegan por muchas razones, algunos son perfeccionistas, otros creen que se puede desvirtuar lo que querían impregnar al proyecto, otros no tienen confianza en sí mismos no queriendo que algún colaborador aprende más y los supere en alguna habilidad.

Entonces el primer paso para delegar es tratar de entender ¿por qué no lo haces? y el segundo es aceptar que no puedes hacer todo tú. Luego que reconociste lo que se interfiere en tu camino para ejercer un liderazgo efectivo delegando a tu equipo, es ajustar tu comportamiento. Recuerda que cambiar no es fácil, pero tampoco imposible, puede tomar más tiempo del que te imaginas. No seas tan exigente contigo mism@.

Siempre recomiendo a mis clientes llevar un diario de sus actividades, un registro de las tareas, luego de unas semanas o incluso a veces después de un par de días se identifica un patrón. Busca la manera de eliminar aquellas labores que ocupan tiempo o tienen poco impacto en tu equipo o muy poco tienen que ver en los objetivos de la descripción de tu cargo.

Cuando estés preparad@ para delegar, busca las personas adecuadas, aquellas que tengan las habilidades necesarias para realizar las tareas, así liberarás tiempo y ayudarás a tu equipo a crecer. Puedes hacer que sea una parte del proceso de plan de desarrollo de carrera. Enseña y comunica claramente la tarea y lo que se espera de la persona que se la asignaste. Abre el camino para que te entregen feedback sobre tu delegación y supervisión de las tareas en las etapas adecuadas. Te ayudará a crecer y aumentar la comunicación en tu equipo. La mentalidad de crecimiento en fundamental para que un líder siga avanzando y desarrollandose.

Crea un ambiente con seguridad psicológica, donde tus colaborades puedan innovar con ideas o nuevos procesos, pero también con el espacio para el error. Busca la forma de corregirlos, sin caer en la microgestión, sino mas bien evaluar el rendimiento y desarrollo. Si entregas la responsabilidad no estés “sobre los hombros “ de la otra persona mirando la tarea, eso genera mucha insatisfacción, destruye la motivación  y confianza.  

Crea instancias formales, como reuniones uno a uno para ir verificando los avances de las  tareas, donde el ambiente permita a las personas expresar sus preguntas, sin sentirse atemorizadas. A veces las personas no preguntan  porque piensan que si lo hacen van a pensar que no saben y que no está preparadas para el cargo.

Usted no lo haga

“Yo si que delego” me dijo Carolina cuando iniciamos un proceso de coaching, “Hago sólo lo que soy indispensable”, al cabo de las semanas quedó en evidencia que podía ganar varias horas a la semana, si realmente tomaba mejores decisiones de las tareas que podía delegar.

Muchas semanas se iba tarde de la oficina, seguía trabajando en la casa, se veía cansada y se estaba equivocando en algunas decisiones, como olvidando compromisos que tenía que asistir. Una vez reconoció que no delegaba todo lo que podía por miedo a ser reemplazada y aunque se sentía feliz en su trabajo, tenía buena relación con su líder de área, estaba bien evaluada sentía una necesidad de controlar todo y muchas veces terminaba realizando micromanagement. Personas de su equipo se habían quejado y había un ambiente negativo en la oficina, las personas no se sentían motivadas ¿Te parece su historia conocida?

Carolina quería ver todo lo que ocurría para dar nuevos lineamientos de las diferentes áreas, pedía informes que terminaba leyendo por encima, reuniones donde no conocía a profundidad los temas. Sus colaboradores sentían que les hacia perder el tiempo, sobre todo por qué muchos llevaban más tiempo en la empresa y sabían perfectamente que hacer. Querían feedback de ella, estaban abiertos a mejorar o realizar las cosas de una manera diferente si era un aporte. Pero terminaba no siéndolo.

Por tratar de abarcar más, empezó a perderse en el camino, trabajamos en identificar las tareas que realmente tenía que hacer y cuales podía traspasar a alguien del equipo, usamos parte de la metodología de “Delegation Ninja”

Carolina a pesar de que en teoría tenía claros los beneficios de la delegación y quería que su equipo aprendiera y compartiera con ella el trabajo, en la práctica estaba atrapada en el miedo de que no se hiciera de la manera correcta y que era más fácil ejecutarlo ella ,que enseñarle a alguien. No confiaba y pensaba que estaba atrapada sin salida. Muchas noches tenía incluso insomnio y no estaba pudiendo gestionar sus emociones.

Con el avance de las semanas y su compromiso en querer mejor, lo logró. Cada día miraba su Trello y su matriz de Eisenhower para decidir aquellas tareas que haría. Iniciaba con las importantes y urgentes que tenía que hacer y las no importantes pero urgentes que necesitaban ser realizada, pero podían ser delegadas. Como por ejemplo confirmar su asistencia a un curso. Dejó además de procrastinar y disminuyó su estrés.

Tareas a delegar

Para delegar,  tienes que mirar frecuentemente las tareas que estás realizando, a veces incluso todos los días y preguntarte “¿Qué puedes hacer sólo tú?” y “¿Cómo delegar el resto?”, para así ocuparte de otros más relevantes para cumplir las metas que te has colocado y que quizás tienen que cumplir con tu equipo. Recuerda el tiempo es un bien limitado y cada dia más escaso, evita procrastinar y elige correctamente “las batallas” que emprenderás

Jenny Blake autora del libro PIVOT: the only Move that Matters is your next one y creadora del curso Delegación Ninja, entrega las siguientes recomendaciones de las tareas a delegar

Las pequeñas: que parecen simples de abordar, pero suman, incluso si te toman unos minutos realizarlas te sacan del ritmo  y flujo de trabajo. No son importantes ni tampoco urgentes. Algunas de ellas podrían ser, registrarte a un webinar, reservar un vuelo, confirmar la sala de reuniones.

Las tediosas: Las tareas que son simples,  pero que terminan ocupando tiempo y no necesita una toma de decisiones, debierán ser delegadas a alguien más. Por ejemplo incluir una lista con los confirmados a un evento a una hoja excel, o actualizar datos en una presentación.

Toma mucho tiempo: Hay tareas que pueden ser importantes, necesitan mucho tiempo, pero en un 80% inicial del proyecto no necesitan de ti. Cómo puede ser realizar una investigación sobre un tema. Una vez que esté listo esa parte, puedes ser parte, para la aprobación, o dirección de las siguientes acciones.

La puedes enseñar: Hay tareas que incluso pueden parecer dificíles al principio, con varias partes que las componen. Podrías delegarlas enseñandole a otra persona a realizarla y tú estar en la parte de control de calidad y aprobación. Por ejemplo la presentación de informes para la reunion mensual con el directorio.

No las dominas: Tareas que necesitan para ejecutarse de habilidades que no son tus fortalezas, ya que utilizarás demasiado tiempo en realizarlas y depletará tu energía. Por ejemplo realizar informes de una actividad o el diseño de una ppt.

Plazos entrega: Tareas que tienes que entregar en un plazo definido, pero compiten con tu tiempo para poder cumplir con otras prioridades. No puedes realizar las dos o más al mismo tiempo. Por ejemplo entregar un informe que todo la información esta en un archivo en la nube y en un “copiar y pegar”

Delegar es una habilidad  que se aprende y mejora día a día, no te desanimes. Invierte tiempo en tomar decisiones sobre las tareas antes de realizarlas preguntate .

  • ¿Esta tarea la puedo delegar?
  • ¿Necesita ser ejecutada solo por mi?
  • ¿Puedo quizás intervenir en el final de ella?
  • Busca esos espacio para ir ganando tiempo en tu vida.

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Paula