{"id":464,"date":"2020-09-25T09:41:55","date_gmt":"2020-09-25T12:41:55","guid":{"rendered":"https:\/\/paulaibanez.cl\/blog\/?p=464"},"modified":"2021-04-11T00:02:54","modified_gmt":"2021-04-11T03:02:54","slug":"mejora-tus-habilidades-para-las-reuniones-virtuales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/paulaibanez.cl\/blog\/mejora-tus-habilidades-para-las-reuniones-virtuales\/","title":{"rendered":"Mejora tus habilidades para las reuniones virtuales"},"content":{"rendered":"\n

Las reuniones virtuales han aumentado en cantidad y duraci\u00f3n, la gran inc\u00f3gnita es \u00bfc\u00f3mo hacerlas tan y m\u00e1s efectivas que las presenciales? Mejora habilidades y herramientas<\/em><\/h2>\n\n\n\n

Una reuni\u00f3n virtual exige, lo que hace rato se debi\u00f3 implementar, crear oportunidades estructuradas para que los asistentes participen plenamente, aumentando los compromisos. <\/p>\n\n\n\n

Una reuni\u00f3n virtual <\/strong>no es sin\u00f3nimo de realizar lo mismo que har\u00edas en una presencial, s\u00f3lo que ahora es a trav\u00e9s de la c\u00e1mara. Hay que aplicar modificaciones, en los tiempos, planificaci\u00f3n y la forma de interacci\u00f3n.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

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No es f\u00e1cil conseguir que las personas presten atenci\u00f3n<\/a><\/strong> en cualquier reuni\u00f3n, incluso estando en la misma sala, m\u00e1s complejo se torna cuando est\u00e1n todos separados y conectados por internet.<\/p>\n\n\n\n

La conexi\u00f3n por banda ancha permite que sucedan situaciones como: luego que alguien habla por 10 minutos seguidos pide feedback<\/a> y se escucha \u201cno estoy segur@ de haber entendido\u201d, lo que podr\u00eda significar: \u201cjusto me par\u00e9 a darle comida al gato y me hice un caf\u00e9\u201d o \u00bfrealmente no le pareci\u00f3 clara la conversaci\u00f3n? y as\u00ed se va el d\u00eda, perdi\u00e9ndose valiosos minutos y engagement de los participantes reuni\u00f3n tras reuni\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Hay cuatro razones para citar a una reuni\u00f3n: \u201cinfluir en los dem\u00e1s, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Dado que todos estos son procesos activos, los asistentes pasivos en una reuni\u00f3n rara vez hacen un trabajo de calidad\u201d <\/p>Hale, J. y Grenny, j.; 2020<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Es fundamental trabajar en desarrollar<\/a> habilidades que te permitan crear una relaci\u00f3n m\u00e1s cercana con los asistentes, ser  lo m\u00e1s natural posible, entendiendo lo antinatural e inc\u00f3modo que puede resultar cuando est\u00e1s frente a una pantalla, hablando a un circulo oscuro de la c\u00e1mara. <\/p>\n\n\n\n

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CLAVES PARA HACER LAS REUNIONES VIRTUALES EFECTIVAS<\/h2>\n\n\n\n
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Una de las claves es recordar que est\u00e1s frente a personas y le est\u00e1s hablando a ell@s, quieres que participen, para cumplir con el objetivo<\/a> de juntarse. Entonces, m\u00e1s que nunca es importante, detenerte a planificar previamente la reuni\u00f3n, lo que har\u00e1s durante y las acciones que tendr\u00e1s despu\u00e9s .<\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo,\u00a0si notaste muy poca participaci\u00f3n de algunos colaboradores <\/a>en la reuni\u00f3n virtual te recomiendo que hables de manera privada con ellos, que utilices el poder de las preguntas<\/a> adecuadas, para entender a que se puede deber, no saques conclusiones pensando que es falta de inter\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Justine Hale y Joseph Greenny en su art\u00edculo del Harvard Business Review de marzo del 2020 \u201cHow to get people to actually participate in virtual meetings\u201d comparten recomendaciones para las reuniones virtuales como las siguientes:<\/p>\n\n\n\n

Regla de los 60 <\/strong>segundos<\/h3>\n\n\n\n

Cuando los asistentes a una reuni\u00f3n tengan que resolver un problema procura que en los primeros 60 segundos lo experimenten. Pueden compartir estad\u00edsticas, an\u00e9cdotas, videos. Tu objetivo es asegurarte que el grupo entienda el problema a resolver.<\/p>\n\n\n\n

Regla de la responsabilidad<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

\u00a0Los asistentes a una reunion virtual, muchas veces asumen el papel de observador, o tambi\u00e9n sucede que nadie se hace cargo, \u201csi todos son responsables, entonces nadie es responsable\u201d.\u00a0\u00a0Disminuir este tipo de comportamientos crea una experiencia de responsabilidad compartida al inicio de la sesi\u00f3n, aumenta la motivaci\u00f3n<\/a>, el compromiso y queda claro el rol, \u201cac\u00e1 vienes a participar, necesitamos tu trabajo\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Puedes definir un problema que puedan resolver r\u00e1pidamente, asigne 2 a 3 personas, dale un medio de comunicaci\u00f3n entre si (videoconferencia, slack, salidas de audio) y tiempo determinado unos 5 minutos.  Mejor a\u00fan si estas usando una plataforma que permite dividir en peque\u00f1os grupos, as\u00ed nadie puede esconderse.<\/p>\n\n\n\n

Regla MVP<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Regla del Power Point m\u00ednimo viable, prepara tu reuni\u00f3n con la menor cantidad de datos posibles que necesitas para informar a los asistentes y comprometerlo con el objetivo de la reuni\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

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Regla de los 5 minutos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Est\u00e1 es una de las m\u00e1s dif\u00edciles de implementar, busca crear cada 5 minutos oportunidades de compromisos breves, bien definidas y significativas. O a lo menos estimular a la audiencia con interacciones, asi se mantiene la participaci\u00f3n manifiesta, si pierdes la atenci\u00f3n de las personas. <\/p>\n\n\n\n

Hale y Greenny recomiendan \u201cPor ejemplo, podr\u00eda terminar su presentaci\u00f3n con una lista de opciones generada por el grupo, luego arrojar una oportunidad de encuestar\/votar para determinar la opini\u00f3n del equipo sobre d\u00f3nde empezar.\u201d<\/p>\n\n\n\n

Andy Molinsky Profesor  de Comportamiento organizacional y gesti\u00f3n internacional en la Universidad de Brandeis, escribi\u00f3 \u201clas reuniones virtuales no tienen que ser aburridas, haz que sea una experiencia personal\u201d  (Marzo, 2020)<\/p>\n\n\n\n

Molinsky sugiere, previo a que inicie la reuni\u00f3n en la medida que se van conectando las personas iniciar una charla amistosa, tal como ser\u00eda si las personas estuvieran llegando a una reuni\u00f3n en una sala presencial. \u201cLlama a las personas por su nombre\u201d, ser l\u00edder<\/a> no es un trabajo f\u00e1cil, aprovechas estas instancias para entender m\u00e1s a tu equipo y que te conozcan.<\/p>\n\n\n\n

Agrega, el efecto positivo que produce cuando miras a la c\u00e1mara, muestra una sonrisa c\u00e1lida, transmite un tono amigable, creando un ambiente acogedor que invita a las personas a participar y disminuye el estr\u00e9s<\/strong> <\/a>que le pueda implicar la reuni\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Joel Schwartzberg (2020), realiz\u00f3 algunas recomendaciones para elevar la presencia en reuniones virtuales:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Cuida el enmarque<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

En una video conferencia si te ves lejos u oscuro, menos atractivo parecer\u00e1 lo que est\u00e1s hablando. Evita que tu cabeza quede cortada en la parte superior o estar demasiado cerca. Tomate tiempo antes de la reuni\u00f3n para elegir la mejor ubicaci\u00f3n que tengas.<\/p>\n\n\n\n

Mantener la atenci\u00f3n de los asistentes es un gran trabajo, no lo arruines con fondos desordenados, cuadros con muchos colores, libros que hacen que las personas empiecen a mirar lo lees. Que tu fondo sea simple y refleje la personalidad.<\/p>\n\n\n\n

Realice todas las pruebas t\u00e9nicas necesarias y recuerde si su reuni\u00f3n es con personas en diferentes zonas horarias, buscar un horario lo m\u00e1s c\u00f3modo para todos, no en la mitad de la madrugada.<\/p>\n\n\n\n

Est\u00e1 presente y consciente<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n
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En una reuni\u00f3n donde est\u00e1s silenciado y quiz\u00e1s con zapatillas de levantarse en tu casa, es f\u00e1cil ceder a la tentaci\u00f3n de mirar tu mail. \u00bfqu\u00e9 pasa si te hacen una pregunta mientras perdiste la atenci\u00f3n?,\u00a0\u00a0tu reputaci\u00f3n profesional puede salir da\u00f1ada, pasando temas por alto donde debiste intervenir. Cierra todas las distracciones.<\/p>\n\n\n\n

Chat como socio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Expande tu presentaci\u00f3n compartiendo documentos, sondeos, art\u00edculos, agendas en el chat. Recuerda realizarlo en momentos precisos, no tenerlo siempre abierto, ya que aumenta las distracciones.<\/p>\n\n\n\n

Ferrari K. y Zapp, S. (2020) enfatizan la importancia del trabajo previo<\/strong> a una reuni\u00f3n, mandando documentos realmente necesarios, intercambio de conversaciones. <\/p>\n\n\n\n

As\u00ed se puede acortar y centrar una reuni\u00f3n virtual, generando mejores decisiones y aprovechamientos de los tiempos. Esta modalidad de conexi\u00f3n en banda ancha crea fatiga r\u00e1pidamente<\/a>, es importante realizar descansos, a los menos cada 90 minutos y recalcar que \u201cLos d\u00edas de power point de 45 minutos terminaron\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Los seminarios de 2 a 3 d\u00edas a lugares apartados para tomar decisiones y definir estrategias por los altos ejecutivos, pueden ser reemplazados en 2 sesiones semanales de 2 horas. Incluso mejora la posibilidad de profundizar en temas, teniendo m\u00e1s tiempo para buscar respuesta a preguntas cr\u00edticas, reflexionando y recopilando informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

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Genera confianza<\/h3>\n\n\n\n

Para generar\u00a0confianza<\/a><\/strong>, ha implementado en algunas reuniones, grupos peque\u00f1os de 3 personas y les pide que respondan, en unos 10 minutos, algunas de las siguientes preguntas:<\/p>\n\n\n\n