Las reuniones virtuales han aumentado en cantidad y duración, la gran incógnita es ¿cómo hacerlas tan y más efectivas que las presenciales? Hay que mejorar ciertas habilidades y herramientas.

Una reunión virtual exige, lo que hace rato se debió implementar, crear oportunidades estructuradas para que los asistentes participen plenamente, aumentando los compromisos. 

Una reunión virtual no es sinónimo de realizar lo mismo que harías en una presencial, sólo que ahora es a través de la cámara. Hay que aplicar modificaciones, en los tiempos, planificación y la forma de interacción. 

No es fácil conseguir que las personas presten atención en cualquier reunión, incluso estando en la misma sala, más complejo se torna cuando están todos separados y conectados por internet.

La conexión por banda ancha permite que sucedan situaciones como: luego que alguien habla 10 minutos seguidos pide feedback y se escucha “no estoy segur@ de haber entendido”, lo que podría significar: “justo me paré a darle comida al gato y me hice un café” o ¿realmente no le pareció clara la conversación? y así se va el día, perdiéndose valiosos minutos y engagement de los participantes reunión tras reunión.

Hay cuatro razones para citar a una reunión: “influir en los demás, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Dado que todos estos son procesos activos, los pasajeros pasivos en una reunión rara vez hacen un trabajo de calidad”

Hale, J. y Grenny, j.; 2020

Es fundamental trabajar en desarrollar habilidades que te permitan crear una relación más cercana con los asistentes, ser  lo más natural posible, entendiendo lo antinatural e incómodo que puede resultar cuando estás frente a una pantalla, hablando a un circulo oscuro de la cámara. 

CLAVES PARA HACER LAS REUNIONES VIRTUALES EFECTIVAS

Una de las claves es recordar que estás frente a personas y le estás hablando a ell@s, quieres que participen, para cumplir con el objetivo de juntarse. Entonces más que nunca es importante, detenerte a planificar previamente la reunión, lo que harás durante y las aciones que tendrás después .

Por ejemplo, si notaste muy poca participación de algunos colaboradores en la reunión virtual te recomiendo que hables de manera privada con ellos, que utilices el poder de las preguntas adecuadas, para entender a que se puede deber, no saques conclusiones pensando que es falta de interés.

Justine Hale y Joseph Greenny en su artículo del Harvard Business Review de marzo del 2020 “How to get people to actually participate in virtual meetings” comparten recomendaciones como:

Regla de los 60 minutos: Cuando los asistentes a una reunión tengan que resolver un problema procura que en los primeros 60 segundos lo experimenten. Pueden compartir estadísticas, anécdotas, videos. Tu objetivo es asegurarte que el grupo entienda el problema a resolver.

Regla de la responsabilidad: Los asistentes a una reunion virtual, muchas veces asumen el papel de observador, o también sucede que nadie se hace cargo, “si todos son responsables, entonces nadie es responsable”.  Disminuir este tipo de comportamientos crea una experiencia de responsabilidad compartida al inicio de la sesión, aumenta la motivación, el compromiso y queda claro el rol, “acá vienes a participar, necesitamos tu trabajo”.

Puedes definir un problema que puedan resolver rápidamente, asigne 2 a 3 personas, dale un medio de comunicación entre si (videoconferencia, slack, salidas de audio) y tiempo determinado unos 5 minutos.  Mejor aún si estas usando una plataforma que permite dividir en pequeños grupos, así nadie puede esconderse.

Regla MVP: Regla del Power Point mínimo viable, prepara tu reunión con la menor cantidad de datos posibles que necesitas para informar a los asistentes y comprometerlo con el objetivo de la reunión.

Regla de los 5 minutos: está es una de las más difíciles de implementar, busca crear cada 5 minutos oportunidades de compromisos breves, bien definidas y significativas. O a lo menos estimular a la audiencia con interacciones, asi se mantiene la participación manifiesta, si pierdes la atención de las personas. 

Hale y Greenny recomiendan “Por ejemplo, podría terminar su presentación con una lista de opciones generada por el grupo, luego arrojar una oportunidad de encuestar/votar para determinar la opinión del equipo sobre dónde empezar.”

Andy Molinsky Profesor  de Comportamiento organizacional y gestión internacional en la Universidad de Brandeis, escribió “las reuniones virtuales no tienen que ser aburridas, haz que sea una experiencia personal”  (Marzo, 2020)

Molinsky sugiere, previo a que inicie la reunión en la medida que se van conectando las personas iniciar una charla amistosa, tal como sería si las personas estuvieran llegando a una reunión en una sala presencial. “Llama a las personas por su nombre”, ser líder no es un trabajo fácil, aprovechas estas instancias para entender más a tu equipo y que conozcan.

Agrega, el efecto positivo que produce cuando miras a la cámara, muestra una sonrisa cálida, transmite un tono amigable, creando un ambiente acogedor que invita a las personas a participar y disminuye el estrés que le pueda implicar la reunión.

Joel Schwartzberg (2020), realizó algunas recomendaciones para elevar la presencia en reuniones virtuales:

Cuida el enmarque: En una video conferencia si te ves lejos u oscuro, menos atractivo parecerá lo que estás hablando. Evita que tu cabeza quede cortada en la parte superior o estar demasiado cerca. Tomate tiempo antes de la reunión para elegir la mejor ubicación que tengas.

Mantener la atención de los asistentes es un gran trabajo, no lo arruines con fondos desordenados, cuadros con muchos colores, libros que hacen que las personas empiecen a mirar lo lees. Que tu fondo sea simple y refleje la personalidad.

Realice todas las pruebas ténicas necesarias y recuerde si su reunión es con personas en diferentes zonas horarias, buscar un horario lo más cómodo para todos, no en la mitad de la madrugada.

Está presente y consciente: en una reunión donde estás silenciado y quizás con zapatillas de levantarse en tu casa, es fácil ceder a la tentación de mirar tu mail. ¿qué pasa si te hacen una pregunta mientras perdiste la atención?,  tu reputación profesional puede salir dañada, pasando temas por alto donde debiste intervenir. Cierra todas las distracciones.

Chat como socio: expande tu presentación compartiendo documentos, sondeos, artículos, agendas en el chat. Recuerda realizarlo en momentos precisos, no tenerlo siempre abierto, que aumenta las distracciones.

Ferrari K. y Zapp, S. (2020) enfatizan la importancia del trabajo previo a una reunión, mandando documentos realmente necesarios, intercambio de conversaciones. 

Así se puede acortar y centrar una reunión virtual, generando mejores decisiones y aprovechamientos de los tiempos. Esta modalidad de conexión en banda ancha crea fatiga rápidamente, es importante realizar descansos, a los menos cada 90 minutos y recalcar que “Los días de power point de 45 minutos terminaron”.

Los seminarios de 2 a 3 días a lugares apartados para tomar decisiones y definir estrategias por los altos ejecutivos, pueden ser reemplazados en 2 sesiones semanales de 2 horas. incluso mejora la posibilidad de profundizar en temas, teniendo más tiempo para buscar respuesta a preguntas críticas, reflexionando y recopilando información.

Para generar confianza, ha implementado en algunas reuniones, grupos pequeños de 3 personas y les pide que respondan, en unos 10 minutos, algunas de las siguientes preguntas «¿Qué experiencia de su pasado contribuye en gran medida a cómo ve el mundo hoy?» o «¿Cuál quieres que sea tu legado?» «¿Qué experiencia de su pasado contribuye en gran medida a cómo ve el mundo hoy?» o «¿Cuál quieres que sea tu legado?»

Para aumentar la diversidad de pensamiento y perspectivas, invita a “estrellas”, expertos del mundo, a reunirse a la reunión por 10 minutos. Permite aclarar los puntos oscuros o ciegos que se tenga de un tema. Es muy útil incorporar también a los colaboradores de distintas áreas que normalmente no irían a una reunión, pero tienen información relevante que aportar.

Si eres organizador de una reunión es muy importante velar por la seguridad psicológica de ésta. Si eres participante, es un tema que también puedes hacer notar, para que todos se involucren en ello, muchas veces las personas comenten faltas, sólo por desconocimiento haciendo sentir mal a los demás.

LA SEGURIDAD PSICOLÓGICA

La seguridad psicológica en reuniones virtuales se produce cuando las personas sienten que pueden plantear preguntas, inquietudes e ideas sin temor a repercusiones personales (Edmonson y Daley, 2020)

La virtualidad hace casi imposible detectar señales sociales o acuerdos no verbales. Algunos miembros del equipo pueden sentirse aislados sin el apoyo de un aliado “al otro lado de la mesa”, moviendo la cabeza como signo de apoyo. Ahora estamos “sól@s frente a las pantallas”

Se suma a lo anterior todas las distracciones que están en todas partes, como ruidos en la casa, niños jugando, mascotas que se cruzan por las camaras, mails que entran a las bandeja de entrada, llamadas, entre otros. 

Las distracciones afectan al que habla, pierde la concentración y quien  escucha, que seguramente tiene similares en su propio ambiente. Muchas veces los asistentes no se atreven a preguntar porque creen que en el momento que no estaban atentos mencionaron lo que no le quedó claro.

Así, los equipos se empiezan a alejar, pierden confianza, no se sienten seguros psicológicamente. Al implementar herramientas y nuevos “codigos de convivencia” se logra enriquecer las reuniones virtuales ( Edmonson y Daley, 2020).

Te comparto algunas simples y poderosas.

Asigna roles como “moderador” que coordine y respete los turnos de hablar, otro como “el guardián del tiempo”, así las intervenciones no se limitan a unos poco nadie monopoliza la conversación y se cumple con los tiempos establecidos previamente para cada uno. “Policia” está a cargo mantener la agenda de la reunión y que los temas no salgan de ahí, si es necesario conversar de otros, se genera una nueva reunión con las personas que necesitan estar ahí. “Arbitro”, que incluso puede tener tarjetas roja y amarilla, es quien verifica el cumplimiento de las reglas de comportamiento que han establecido para la reunión. Asignar roles a los asistentes aumenta la motivación y participación, se sienten involucrados.

Lavantar la mano:  ya sea con alguna función de la plataforma o que cada persona que quiere hablar lo haga. Las personas que asignaste con los roles anteriormente descritos estarán a cargo de dar los turnos en los tiempos acordados.

Utilice sondeos anónimos para diálogos más ricos y derribar suposiciones. Un cliente me contó que le dijo a su equipo ¿Todos está bien?, como nadie contestó asumió que si. Luego mando un sondeo anónimo y se dio cuenta que muchos colaboradores estaban teniendo problemas de estrés.  Puedes usar plataformas con versiones gratuitas como Mentimeter, kahoot, polleverywhere, Socrative, Genially, Quizizz, Slido.

Activa el chat en momentos claves, aunque es un buen canal de comunicación distrae a los asistentes, se pueden sentir inseguros o no escuchados, cuando hablan y ven que otros están escribiendo. Puede servir para involucrar a participantes en la discusión, diciendo “Ana y Carlos opinan que…. Mientras Patricia prefiría…” pudiendo incluso estimular a personas que normalmente no hablarían de forma presencial que lo hagan en el chat.

Divida una reunión grande virtual en grupos pequeños, en salas virtuales de 5 a 6 personas (Breakout rooms), con tareas o temas específicas, brinda un espacio psicológicamente seguro para probar ideas y construir relaciones. Al regresar al grupo grande resulta mas fácil informar las ideas de breakout room con la confianza que proviene de probar y compartir. 

En Zoom, en la configuración de la cuenta, se activa la posibilidad de generar grupos no tiene costo adicional. Otra plataforma que lo permite es Blackboard, imagino que con el avance del tiempo las otras existen lo irán incorporando.

¿Usar video? Ver caras crea compromiso, pero demasiados estímulos visuales (Caras y fondos) pueden distraer y una baja banda de ancha de internet aumenta las interrupciones. Dejarlo para algunos momentos de la reunión.

Verse a uno mismo en la pantalla aumenta la autoconciencia, inhibiendo la seguridad psicológica. Seleccione “ocultar la vista propia”, puede ayudar, recuerda que al hablar no usamos un espejo durante las reuniones cara a cara.

¿Sólo audio? Evita mal interpretar el silencio como acuerdo, realiza preguntas proactivas repetidas veces, de diferente forma, así reduce los obstáculos para hablar y la distracción de los asistentes en otras tareas. Pedir que las personas cierren los micrófonos si hay ruidos a su alrededor. Una de las ventajas de las reuniones virtuales es que pareciera que todos están sentados en la primera fila o a lado de quién expone, pero los grandes problemas que tiene, es cuando las personas no cierran los micrófonos y reciben llamadas.

Hablan y hablan, traten de avisarle que lo apague, pero como está en la conversación paralela no se da cuenta haciendo perder el tiempo y paciencia a los que sí están haciendo un esfuerzo en mantener la atención. ¡Usted no lo haga! ¡Apague su micrófono!

La planificación previa de cada reunión virtual con estas herramientas y tips que te permiten mejorar tus habilidades en ellas, te permitirá ahorrar tiempo, energía y cumplir con tus objetivos.

Es preocupante observar como las personas pasan días enteros conectados a reuniones con mucha oportunidad de mejora en estructura y forma. Este tiempo los   aleja del espacio privado y necesario para la reflexión, planificación, pensamiento reflexivo para tomar las mejores decisiones para las organizaciones. ¿Cuántas horas a la semana inviertes en la reflexión?

Me encantaría que me dejarás comentarios que otras prácticas estás realizando  y que están siendo útil para ti y tu equipo.

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Gracias

Paula